Virtuālais birojs

Virtuālais birojs ir pakalpojumu komplekss, kurā ietilpst daži jaunajiem uzņēmumiem nepieciešamie pakalpojumi:

Ekonomiskais

EUR30/mēn.
  • Biroja adreses noma
  • Korespondences atvēršana, skenēšana un nosūtīšana uz Jūsu e-pasta adresi
  • Zvanu un faksu pieņemšana Jūsu firmas vārdā (piedāvājam tālruņa numuru, faksa numuru)
  • Vēstuļu, iesniegumu un atbilžu sagatavošana un nosūtīšana Jūsu firmas vārdā (saturu saskaņojam ar Jums)
  • Mājas lapas izstrāde un izvietošana mūsu serverī
  • Mājas lapas uzturēšana
  • Jūsu uzņēmuma personīga e-pasta adrese
Pasūtīt

Standarta

EUR50/mēn.
  • Biroja adreses noma
  • Korespondences atvēršana, skenēšana un nosūtīšana uz Jūsu e-pasta adresi
  • Zvanu un faksu pieņemšana Jūsu firmas vārdā (piedāvājam tālruņa numuru, faksa numuru)
  • Vēstuļu, iesniegumu un atbilžu sagatavošana un nosūtīšana Jūsu firmas vārdā (saturu saskaņojam ar Jums)
  • Mājas lapas izstrāde un izvietošana mūsu serverī
  • Mājas lapas uzturēšana
  • Jūsu uzņēmuma personīga e-pasta adrese
Pasūtīt

Ekstra

EUR100/mēn.
  • Biroja adreses noma
  • Korespondences atvēršana, skenēšana un nosūtīšana uz Jūsu e-pasta adresi
  • Zvanu un faksu pieņemšana Jūsu firmas vārdā (piedāvājam tālruņa numuru, faksa numuru)
  • Vēstuļu, iesniegumu un atbilžu sagatavošana un nosūtīšana Jūsu firmas vārdā (saturu saskaņojam ar Jums)
  • Mājas lapas izstrāde un izvietošana mūsu serverī
  • Mājas lapas uzturēšana
  • Jūsu uzņēmuma personīga e-pasta adrese
Pasūtīt

VIP

EUR150/mēn.
  • Biroja adreses noma
  • Korespondences atvēršana, skenēšana un nosūtīšana uz Jūsu e-pasta adresi
  • Zvanu un faksu pieņemšana Jūsu firmas vārdā (piedāvājam tālruņa numuru, faksa numuru)
  • Vēstuļu, iesniegumu un atbilžu sagatavošana un nosūtīšana Jūsu firmas vārdā (saturu saskaņojam ar Jums)
  • Mājas lapas izstrāde un izvietošana mūsu serverī
  • Mājas lapas uzturēšana
  • Jūsu uzņēmuma personīga e-pasta adrese
Pasūtīt

Pakalpojums “Virtuālais birojs” šodien ir populārs visā pasaulē — ASV, Austrālija, Eiropas valstīs un Āzijā. Kā birojs varētu būt virtuāls un kā tas var palīdzēt mazajam biznesam vai lielajām korporācijām?

Ar terminu “virtuālais birojs” apzīmē pakalpojumu klāstu, kas ietver Klienta nodrošināšana ar prestižu adresi, ienākošās korespondences saņemšana (to vienkāršī pārsūta uz Klienta privāto pasta adresi vai skenē un sūta uz Klienta elektronisko e-pasta adresi), ienākošo zvanu apkalpošana. Dažreiz praksē Klientam tiek piedavātas arī pārrunu telpas, mājas lapas izstrāde un tā uzturēšana, kā arī e-pasta adrese. Kā papildus pakalpojumu ar Klientu ērtībai mēs sniedzam arī grāmatvedības un juridiskos pakalpojumus. Respektīvi Klients var veikt jebkuru komercdarbību bez reāla biroja nomas. Sekretāra apkalpošana var tikt iekļauta pakalpojuma “virtuālais birojs” kompleksā. Sekretārs atbild uz telefona zvaniem no Klienta vārda, saņem faksa sūtījumus, saņem un pārsūta korespondenci, bet īpašos gadījumos, rezervē Klientam pārrunu telpas uz nepieciešamo laiku. Viņš apkalpo dažus Klientus vienā un tā patī laikā – tā formējās viņa darba alga. Šāda darbības struktūra nodrošinā Klientam minimālos izdevumus savas komercdarbības nodrošināšanai.

Virtuāla biroja vēsturiskais pārskats

Tiek uzskatīts, ka pirmā kompānija, kura piedāvāja virtuāla biroja pakalpojumu ir austrālijas kompānija Servcorp. Pirmo virtuālo biroju viņi izveidoja 1980 gadā. Virtuāla biroja koncepcija parādījās pie tās dibinātāja, uzņēmēja Alfa Moffiridža, kad viņš saprota, ka milzīga peļņas daļa tiek paterēta ofisa telpu nomai, kaut arī daudziem komersantiem ofisa telpas nav vispār vajadzīgas. Frāze “virtuālais birojs” parādījās 1983 gadā, kad amerikāņu žurnalists Chris Kern nopublicēja rakstu “The virtual office” aviokompānijas America Airlines žurnālā “American Way”. Savā rakstā viņš stāstīja par piezīmju datora lietderību braucienos, bet galvenā viņa “virtuāla biroja” ideja – birojs jebkurā pasaules valstī. Kaut gan šīs raksts bija vairāk veltīts datoriem, nevis “virtuālajiem birojiem” mūsdienu nozīmē, koncepcija ir ļoti līdzīga. Šodien lielāko startptautisko virtuālo biroju starpā var izdalīt Regus, Servcorp, Davinci Virtual un Alliance Virtual. Šīs kompānijas izveidoja starptautisko biroju centru tīklu, kuri ir pilnībā aprīkotas lai sniegtu Klientiem virtuālā biroja pakalpojumus. Katrā biroju centrā var ne tikai izmantot pakalpojumu virtuālais birojs, bet arī nomāt darba vietu kas ir aprīkota ar datoru, vai nomāt mini-telpu vai pārrunu telpu.

Kādi ir motīvi virtuāla biroja pakalpojumu izmantošanai?

Auditorijas specifika pēc mērķiem. Kādus mērķus komersanti var censties sasniegt izmantojot pakalpojumu “virtuālais birojs”?

•    Vēlme ietaupīt naudu par biroja nomu un personāla uzturēšanu (darba algas, nodokļi utt.)

Tā ir tipiskā situācija vietējiem maziem un vidējiem uzņēmumiem to darbības sākuma posmā. Virtuālo biroja pakalpojuma izvēle var būt arī saistīta ar biznesa sezona raksturu.

•    Uzņēmējdarbības paplašināšana

Ārvalstu, perifērijas un vietējie komersanti var šādā veidā atvērt pārstāvniecību īsakajos termiņos.

•    Pozitīvs tēls

Šo mērķi cenšas sasniegt reģionālie uzņēmumi, kuri atvēr filiāli galvaspilsētā, bet arī vietējie uzņēmumi, ja viņu juridiskā adrese reģistrēta vienā no dzīvokļiem Imantā, Purvciemā utt., bet uzņēmuma pozitīva tēla veidošanai ir nepieciešama biroja adrese Rīgas centrā. Rietumu Eiropā un ASV virtuālie biroji ir ļoti populāri individuālo un pašnodarbināto personu starpā, kuri strādā mājās. Lai izveidotu pozitīvo un uzticamo tēlu viņiem ir nepieciešama prestīžā adrese uz vizītkartēm un viņi bieži vien izmanto biroja telpas pārrunām ar klientiem.

•    Tieksme nodot uzņēmējdarbības daļu autsorsingam – piemēram, zvanu apkalpošana un to fiksācija

Tas ir raksturīgs biznesa veicējiem, kuriem nav iespēju savlaicīgi atbildēt uz ienākošiem zvaniem, bet kuriem ir svarīgi uz viesiem zvaniem tiktu sniegta atbilde.

Virtuālā biroja lietotāju auditorija

Kompānija Davinci Virtual sniedz dažas ziņas pēc auditorijas formāta ASV un Eiropā. Konsaltings, jurisprudence, nekustamais īpašums, tehnoloģijas, reklāma un mārketings, interneta veikali un izklaides industrija – tie ir darbības virzieni, kuriem virtuālais birojs ir nepieciešams biežāk par pārējiem potenciālajiem lietotājiem. Pārējā lietotāju daļa ir informācijas pakalpojumi, telekomunikācija, jurisprudence, konsaltings un dīzains. Šī ir tipiskā auditorija virtuālo biroju pakalpojumime Latvijā.

Virtuālā biroja pakalpojumu paketes

Virtuālo biroju Klienti meģinā sasniegt dažādus mērķus. Tāpēc vienādas pakalpojumu paketes viņiem nav nepieciešamas. Lietderīgi ir izvēlēties tikai tās virtuāla biroja pakalpojuma sastāvdaļas, kuras var veicināt konkrētās komercdarbības attīstību. Tieši tāpēc kompānijas, kuras sniedz virtuāla biroja pakalpojumus, piedāvā dažas virtuāla biroja pakalpojumu kompleksus, katrs no kuriem ir veltīts dažādām auditorijām. Virtuāla biroja pakalpojumu kompleksi sastāv no dažiem virtuāla biroja pamatelementiem:

•    Prestīža pasta adrese vai juridiskā adrese. Juridiskā adrese tiek izmantota tikai kompāniju, pārstāvniecību vai filiālu reģistrācijai Latvijā;

•    Jūsu ienākošās korespondences (vēstules, pakas utt.) pārsūtīšana uz Jūsu personīgo pasta adresi, šajā gadījumā Jūsu privātā adrese paliek anonīma Nosūtītāja priekšā. Mēs darbojamies kā Starpnieks un garantējam Jūsu privāto datu aizsardzību;

•    Korespondences sūtīšana no Latvijas no Jūsu vārda. Šajā gadījumā Jūsu privātā adrese paliek anonīma Saņēmēja priekšā. Mēs darbojamies kā Starpnieks un garantējam Jūsu privāto datu aizsardzību;

•    Ienākošās korespondences saņemšana, pārveršana digitālajā veidā un to pārsūtīšana elektroniskajā formā uz Jūsu e-pasta adresi;

•    Ienākošo zvanu un faksu apkalpošana;

•    Zvanu veikšana un faksu sūtīšana no Jūsu vārda saskaņā ar Jūsu instrukcijām;

•    Iespēja juridiski pilnvertīgu atbilžu sniegšanai valsts iestādēm un kompānijām no Jūsu vārda;

•    Grāmatvedības pakalpojumi;

•    Juridiskie pakalpojumi;

•    Mājas lapas izstrāde ar Klienta, viņa uzņēmuma, biznesa veida vai zīmola vārdu (piemēram: Jūsubiznes.RU, Jūsubiznes.LV, Jūsubiznes.COM, Jūsubiznes.BIZ vai Jūsubiznes.NET), hostinga pakalpojumi un individuālā e-pasta adreses veidošana (piemēram: janis.ivanovs@jūsubiznes.lv vai .RU vai .COM vai .BIZ vai .NET);

•    Iespēja izmantot mūsu telpas pārrunām;

•    Pārējo sadarbību iespējas pēc Jūsu scenarija. Vidēja minimāla virtuāla biroja kompleksa cena, kas iekļauj tikai prestīžo adresi, sastāda ārzemēs apmēram 75$ mēnesī. Maksimālais komplekss, kas iekļauj prestīžo adresi, zvanu saņemšanu un to pāradresāciju, kā arī biroja pārrunu telpu noteikto stundu lietošanu izmaksās no 500$ līdz 1000$ mēnesī (pēc sekojošo kompāniju izcenojumiem: Alliance Virtual, Compass Offices, Servcorp, Swiss Remote International un citi) Maskavā un Sankt-Peterburgā prestīžā adrese ar korespondences saņemšanu sastāda apmēram 55 EUR mēnesī, bet virtuāla biroja izmantošana ar iespēju izmantot pārrunu telpas var sasniegt 290 EUR mēnesī.

Mūsu pakalpojumu izcenojumi ir acīmredzami lētāki salīdzinot ar ārzemju kolēģiem un virtuāla biroja pakalpojumu Latvijā var saņemt jau sākot ar 15 EUR mēnesī.

Virtuāla biroja priekšrocības un trūkumi

Priekšrocības

Mazo un vidējo biznesa pārstāvjiem var uzrādīt uz sekojošām virtuāla biroja priekšrocībām:

  • Formāta ekonomiskums (īpaši svarīgi komercdarbības sākumā);
  • Imidža faktors (pozitīva tēla veidošana izmantojo prestīžu adresi un reālo tirdzniecības bāzi pārrunu veikšanai). Jāpieminē arī virtuāla biroja priekšrocības lielajām kompānijām, kuri plāno darbību jaunajos tirgos (citās pilsētās, valstīs):

- Laika ietaupījums jaunās pārstāvniecības dibināšanā;

- Minimālie riski darbības sākumā;

- Nav nepieciešamības meklēt kvalificētus darbiniekus atbildēm uz telefona zvaniem;

- Tirgus analīze un mārketinga paņemieni var tikt realizēti ar virtuāla biroja pakalpojuma sniedzēju;

- Var koncentrēt uzmanību savas pamatdarbības veikšanā;

- Iespējams veikt uzņēmējdarbību teritoriāli atrodoties citā vietā.

Virtuāla biroja trūkumi

Ņemot vērā visas virtuāla biroja priekšrocības, jāņem vērā arī tā trūkumus. Rietumu valstīs virtuāla biroja shēma ir pilnībā attīstīta, pilnveidota un ļoti populāra, bet Latvijā daudzi attiecās pie tās ar lielu neticības pakāpi. Nelielu kompāniju vadītāji uzbrīnās vai tās ir likumīgi. Bet Latvijas likumdošana neaizliedz virtuālo klientu apkalpošanai. Sekretāram ir tiesības apkalpot uzreiz daudzas kompānijas un nav neviena likuma, kas aizliegtu viņam pasniegt informāciju savam vadītājam, kas atrodas ārpus biroja. Arī stereotipiem ir milzīga nozīme. Jo ir pieņemts, ka par uzņēmumu veido viedokli izejot no biroja telpas lieluma. Ir uzskatīts, jo lielāks ir birojs, jo labāk. Rietumu uzņēmējiem ir svarīga mobilitāte un elastība, tāpēc viņi izmanto virtuālā biroja pakalpojumus. Vairāku Latvijas uzņēmumu vadītāji nomā tradicionālu biroju, kaut arī viņu komercdarbībai tas nav nepieciešams. Vēl viens negatīvais moments ir tas, ka dažreiz pie virtuāla biroja pakalpojuma sniedzējiem griežās apšaubamas organizācijas vai kompānijas. Šajā nozīmē, kompānija kas sniedz virtuāla biroja pakalpojumus nav aizsargāta no krāpniekiem. Vienīga valsts, kur ir izstrādāta viertuāla biroja pakalpojumu kompāniju darbības kontroles shēma ir Anglija. 2002.gad.a tika pieņemts kodekss “Godīga pasta adrešu tirdzniecības shēma” (the M.A.I.L Fair Trade Scheme). Galvenais mērķis ir pakalpojumu sniedzēju sadarbības veicināšana ar valsts institūcijām. Pakalpojumu sniedzējiem ir obligāti jāfiksē visu informāciju par saviem “virtuālajiem” klientiem. Latvijā tādu prasību nav, līdz ar to mēs varam nodrošināt Klientu privāto datu aizsardzību pilnā apjomā.